Несмотря на повсеместный перевод делопроизводства на электронный документооборот, для ряда предприятий сохраняется обязательное условие ведения деятельности – хранение оригиналов документов на бумажных носителях. При этом отдельные виды бухгалтерской, юридической, кадровой документации сохраняются 5, 10, 25, а то и 75 лет. Именно поэтому крайне важно обеспечить грамотное хранение бумаг, журналов, папок с подшитыми документами. (Рекомендуем услугу "Упаковка из гофрированного картона")
Особенности хранения архивов
Архивное хранение документов можно осуществлять непосредственно в отдельном помещении офиса. Также можно воспользоваться услугами архивной компании. И в том, и в ином случае документы должны быть упакованы в архивные короба. Элементы хранения опечатываются. К каждой коробке прикладывается перечень документов, которые будут находиться в них весь определенный законодательством период.
При хранении архива в офисе, важно обеспечить сохранность бумажных носителей. Входные двери и стены помещения, где разместился архив, должны соответствовать противопожарным требованиям. Также в помещении должен быть запасной выход на случай необходимости оперативной эвакуации архива, например, если произошел пожар или затопление.
В отведенном под склад-архив помещении должна поддерживаться постоянная температура и влажность воздуха. Также следует предупредить воздействие прямых солнечных лучей на документы, так как от света бумажные носители могут выцветать. Архивные короба должны быть установлены на полки или стеллажи, пронумерованы для удобства поиска нужного хранилища. На них прописывается маркировка, позволяющая определять категорию документов без открывания крышки: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «технические регламенты».
Архивные короба: преимущества использования
Архивные короба – картонная (гофрокартонная) тара с крышкой и перфорацией. Легкие, прочные, удобные системы хранения имеют следующие преимущества:
- Они вместительны.
- Не деформируются со временем.
- Подходят для транспортировки и хранения документов. Для удобной переноски коробов по бокам имеются отверстия.
- Коробки удобны в использовании, могут расставляться один на другой.
- Такая система хранения защищает бумажные носители от негативных внешних факторов и света. (Рекомендуем услугу "Гофрированный картон купить листовой")
Архивные короба выпускаются различных размеров, но не меньше, чем для размещения внутри листов формата А4. Это дает возможность подобрать оптимальный вариант с учетом объема документов, которые будут храниться в одной коробке. Также можно заказать у производителя партию архивных коробов требуемого размера. Достаточно сказать при оформлении заказа, документы какого формата будут храниться.
Цена таких изделий доступна. Поэтому их покупают не только крупные компании, оказывающие услуги хранения архивов, но и небольшие офисы.